Dokumente und Langzeitarchiv im IFU KIS
Dokumenten- und Archivschnittstellen verbinden klinische Dokumente, eingescannte Unterlagen, Office-nahe Prozesse und angebundene Archivsysteme. IFU KIS unterstützt dabei, Dokumente im Patienten- und Fallkontext einzuordnen und für Ablage, Übergabe und spätere Nutzung bereitzustellen.
Dokumentenkontext
Dokumente müssen zum richtigen Patienten, Fall und Prozess gehören
Dokumentenschnittstellen sind nur dann hilfreich, wenn Ablage und Übergabe fachlich sauber funktionieren. Entscheidend ist, dass Dokumente nicht als lose Dateien neben dem KIS entstehen, sondern mit Patient, Fall, Aufenthalt und Dokumentationskontext verbunden bleiben.
Von der Dokumentquelle zur geordneten Archivierung
Je nach Einrichtung können Dokumente aus unterschiedlichen Quellen entstehen oder übernommen werden. Die konkrete Anbindung wird abhängig vom Archivsystem, Datenumfang, Dokumenttyp und gewünschtem Prozess abgestimmt.
Dokument entsteht
Dokumente können aus dem KIS, aus Erfassungsvorgängen oder aus angebundenen Prozessen stammen.
Kontext sichern
Patient, Fall, Aufenthalt und Dokumentenart müssen für die spätere Nutzung nachvollziehbar bleiben.
Übergabe abstimmen
Die Übergabe an Archiv- oder Dokumentensysteme wird passend zum Zielsystem projektspezifisch geplant.
Archiv- und Dokumentensysteme sauber anbinden
Bei Archivschnittstellen sind Zielsystem, Metadaten, Dokumentart, Ablageweg und Rückgriff im Alltag entscheidend. IFU stimmt diese Punkte mit der Einrichtung und den beteiligten Systempartnern ab.
Archivstrecke
Dokumentenwege nachvollziehbar gestalten
Ob Scanner, Office-Prozess, KIS-Dokument oder Archivübergabe: Der Dokumentenweg sollte verständlich, prüfbar und passend zum Klinikalltag umgesetzt werden.
Dokument aufnehmen
Ein Dokument entsteht im KIS, wird importiert, gescannt oder aus einem verbundenen Prozess übernommen.
Kontext festlegen
Dokumenttyp, Patient, Fall, Aufenthalt und weitere Metadaten werden fachlich eingeordnet.
Archivsystem anbinden
Die technische Übergabe wird passend zum Zielsystem und zum vereinbarten Datenumfang umgesetzt.
Dokumente wiederfinden
Dokumente sollen im späteren Arbeitskontext nachvollziehbar verfügbar und nutzbar bleiben.
Abstimmung
Dokumentenprozesse hängen stark vom Zielsystem ab
Archiv- und Dokumentenschnittstellen unterscheiden sich je nach Zielsystem, Dokumenttypen, Metadaten, Übergabeweg und organisatorischem Ablauf. Deshalb sollte die konkrete Umsetzung nicht pauschal beschrieben, sondern projektbezogen festgelegt werden.
IFU unterstützt bei der Einordnung, welche Dokumente übergeben werden, welche Informationen für die Zuordnung benötigt werden und wie die spätere Nutzung im Klinikalltag aussehen soll.
Dokumente & Archiv
Dokumenten- oder Archivschnittstelle abstimmen?
IFU unterstützt bei der Einordnung und Umsetzung von Dokumenten-, Scanner-, Office- und Archivprozessen im IFU-KIS-Umfeld.